Wie kann die öffentliche Beschaffung digitaler, transparenter und zugleich praxisnäher werden? Im folgenden Interview mit Lars Wiedemann, dem Geschäftsführer der Auftragsberatungsstelle Mecklenburg-Vorpommern, geht es um aktuelle Entwicklungen im Vergabewesen, die Rolle strukturierter Daten und den Mehrwert zentraler Anbieterverzeichnisse. Das gilt gleichermaßen für Beschaffungsstellen sowie innovative Unternehmen.
KOINNO: Wie verändert sich die öffentliche Beschaffung derzeit aus Ihrer Sicht?
Lars Wiedemann (LW): Aus meiner Sicht befindet sich die öffentliche Beschaffung derzeit in einer Phase tiefgreifender Veränderungen, die insbesondere durch zahlreiche Gesetzes- und Verordnungsänderungen geprägt ist. Gerade in Vergabestellen kleinerer Verwaltungseinheiten führen die fortlaufenden Anpassungen des Rechtsrahmens häufig zu Unsicherheiten bei der praktischen Umsetzung. Obwohl viele der Änderungen mit dem Ziel einer Vereinfachung und Beschleunigung von Vergabeverfahren eingeführt werden, werden sie in der Praxis oftmals nicht als spürbare Entbürokratisierung wahrgenommen. Stattdessen entsteht vielfach zusätzlicher Orientierungs- und Anpassungsaufwand.
Welche Auswirkungen haben steigende Wertgrenzen und vereinfachte Vergabeverfahren auf den Arbeitsalltag von Vergabestellen?
LW: Beschaffungsvorgänge sollen beschleunigt und der formale Aufwand reduziert werden. Die zentralen Aufgaben der Vergabestellen bleiben jedoch bestehen: Leistungsbeschreibung, Zuschlagskriterien, Eignungsanforderungen sowie Vertrags- und Geschäftsbedingungen müssen weiterhin sorgfältig festgelegt werden. Diese inhaltlichen Kernaufgaben werden durch die Änderungen des Vergaberechts kaum beeinflusst.
Warum fällt es Vergabestellen häufig schwer, geeignete Unternehmen außerhalb bestehender Anbieterstrukturen zu identifizieren?
LW: Häufig fehlen die erforderliche Marktkenntnis sowie personelle Ressourcen für eine systematische Marktanalyse. Die Recherche und Bewertung neuer Anbieter erfordert Zeit und Fachwissen, die im Vergabealltag nicht immer ausreichend vorhanden sind.
Welche Risiken entstehen, wenn Marktsondierungen nur eingeschränkt oder wenig strukturiert erfolgen?
LW: Es besteht das Risiko, dass wirtschaftlichere oder innovativere Lösungen unentdeckt bleiben. Beschaffungen orientieren sich dann häufig an bekannten Produkten oder Anbietern, wodurch Marktpotenziale ungenutzt bleiben und das Ergebnis hinter den tatsächlichen Möglichkeiten zurückbleibt.
Welche Rolle spielen digitale Werkzeuge inzwischen bei der Markterkundung?
LW: Die Rolle digitaler Werkzeuge bei der Markterkundung ist stark von den jeweiligen Rahmenbedingungen und Ressourcen der einzelnen Vergabestelle abhängig. Grundsätzlich bieten digitale Lösungen erhebliche Potenziale, um Marktinformationen effizienter zu recherchieren, Anbieter zu identifizieren und Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. In der Praxis wird ihr Einsatz jedoch noch nicht flächendeckend aus-geschöpft. Gründe hierfür sind unter anderem Unsicherheiten hinsichtlich der rechtlichen Zulässigkeit, der methodischen Anwendung sowie der Bewertung und Nutzung der gewonnenen Informationen.
Wie wichtig sind strukturierte Daten wie CPV-Codes, Referenzen, Zertifizierungen oder Präqualifikationen?
LW: Der praktische Nutzen steht dabei im Vordergrund. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung ermöglichen sie eine standardisierte und elektronische Auswertung von Informationen. Dadurch können sowohl Vergabestellen als auch Bieterunternehmen bei der Suche nach geeigneten Vertragspartnern effizienter unterstützt werden. Strukturierte Daten verbessern die Auffindbarkeit, Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Informationen und tragen somit zu einer Vereinfachung und Beschleunigung von Beschaffungs- und Vergabeprozessen bei.
Welche Vorteile können zentrale Unternehmens profile im Vergabekontext bieten?
LW: Zentrale Unternehmensprofile können im Vergabekontext einen erheblichen Mehrwert bieten, da sie die Suche nach geeigneten und leistungsfähigen Bietern deutlich vereinfachen. Durch die gebündelte Bereitstellung relevanter Informationen, beispielsweise zu Leistungsangeboten, Referenzen, Zertifizierungen oder Präqualifikationen, erhalten Vergabestellen einen schnelleren und strukturierteren Überblick über potenzielle Auftragnehmer. Dies kann den Rechercheaufwand reduzieren, die Markttransparenz erhöhen und die Anbahnung von Vergabeverfahren effizienter gestalten.
Info
Präqualifikationen ist die vorgelagerte, auftragsunabhängige Prüfung von Eignungsnachweisen. Interessierte Bieter können Ihre Fachkunde und Leistungsfähigkeit durch PQ-Stellen überprüfen lassen. Es gibt zwei amtliche Verzeichnisse. Das AVPQ für Liefer- und Dienstleistungen, die PQ-Liste für Bauleistungen. Die Eintragung in eines dieser Verzeichnisse stellt eine Eignungsvermutung her, die von Vergabestellen anerkannt werden muss. Präqualifikation ist somit ein Betrag zum Bürokratieabbau, da der Prozessaufwand für den Eignungsnachweis und die Zeitdauer der Eignungsprüfung in Vergabeverfahren erheblich reduziert werden kann. Die PQ-Verzeichnisse sind öffentlich einsehbar und helfen so auch bei der Suche nach geeigneten Bietern, zum Beispiel für Beschränkte Ausschreibungen.
Wo sehen Sie den Mehrwert gegenüber klassischen Suchwegen oder eigenen Lieferantenlisten?
LW: Eine wesentliche Stärke liegt in der deutlich vereinfachten Suche nach geeigneten und leistungsfähigen Bietern. Durch den Zugang zu einer größeren Anzahl potenzieller Anbieter wird die Gefahr reduziert, sich auf etablierte oder bereits bekannte Unternehmen zu beschränken. Dies wirkt einer einseitigen Anbieterorientierung entgegen und fördert den Wettbewerb. Gleichzeitig erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, innovative, leistungsfähige und zeitgemäße Produkte sowie Lösungen zu identifizieren und in Beschaffungsverfahren zu berücksichtigen.
Kann ein zentrales Bieterverzeichnis dazu beitragen, den Wettbewerb zu stärken und neue Anbieter sichtbar zu machen?
LW: Ja, ein zentrales Bieterverzeichnis kann einen wichtigen Beitrag zur Stärkung des Wettbewerbs leisten und die Sichtbarkeit neuer Anbieter erhöhen. Durch die zentrale und strukturierte Erfassung von Unternehmensinformationen erhalten Vergabe stellen einen besseren Überblick über den Markt und können auch solche Unternehmen identifizieren, die bislang nicht zu ihrem etablierten Bieterkreis gehören. Dies erleichtert den Zugang neuer Marktteilnehmer zu öffentlichen Aufträgen, erweitert den Wettbewerb und erhöht die Chancen, wirtschaftliche sowie innovative Angebote zu erhalten.
Welche Chancen ergeben sich dadurch insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen?
LW: Für kleine und mittlere Unternehmen ergeben sich insbesondere bessere Möglichkeiten, ihre Sichtbarkeit über die eigenen regionalen Grenzen hinaus zu erhöhen. Durch die Präsenz in einem zentralen Bieterverzeichnis können sie von Vergabestellen leichter gefunden und bei Beschaffungsvorhaben berücksichtigt werden, auch wenn bislang keine Geschäftsbeziehungen bestanden. Dies verbessert den Zugang zu öffentlichen Aufträgen, eröffnet neue Marktchancen und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit kleinerer Anbieter gegenüber etablierten Marktteilnehmern.
Kann eine vorgelagerte Prüfung von Unternehmensunterlagen Vergabestellen im Alltag entlasten?
LW: Ja, die vorgelagerte Prüfung von Unternehmensunterlagen entlastet Vergabestellen, da der Aufwand für Anforderung und Prüfung von Nachweisen sinkt. Das spart Zeit und macht Vergabeverfahren effizienter
Die ABST MV beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Digitalisierung und Vereinfachung im Vergabewesen. Welche Entwicklungen beobachten Sie aktuell besonders stark?
LW: Aktuell ist besonders deutlich zu beobachten, dass die Digitalisierung in Unternehmen vielfach schneller voranschreitet als in der öffentlichen Verwaltung. Dadurch entstehen Medienbrüche und ineffiziente Prozesse, die sowohl auf Seiten der Vergabestellen als auch bei den Unternehmen zusätzlichen Aufwand verursachen. Potenziale zur Automatisierung, Vereinfachung und Beschleunigung von Vergabeverfahren werden häufig noch nicht vollständig genutzt. In der Folge werden personelle und zeitliche Ressourcen gebunden, die stattdessen für die inhaltliche Vorbereitung und die effiziente Durchführung von Vergabeverfahren eingesetzt werden könnten.
Wie kann eine solche Vorprüfung dabei helfen, Vertrauen in bislang unbekannte Unternehmen aufzubauen?
LW: Eine unabhängige und nachvollziehbare Bewertung wesentlicher Eignungsmerkmale schafft eine zusätzliche Vertrauensgrundlage. Wenn etablierte und anerkannte Institutionen, wie beispielsweise Auftragsberatungsstellen, die Prüfung von Unternehmensunterlagen vornehmen und die Erfüllung bestimmter Anforderungen bestätigen, stärkt dies die Reputation der betreffenden Unternehmen. Dadurch wird ihre Berücksichtigung in Vergabeverfahren erleichtert.
Glauben Sie, dass digitale Anbieterverzeichnisse künftig zum Standardwerkzeug öffentlicher Auftraggeber gehören werden?
LW: Digitale Anbieterverzeichnisse werden im Vergabewesen voraussichtlich weiter an Bedeutung gewinnen. Sie erleichtern die Markterkundung, erhöhen die Transparenz und unterstützen eine effizientere Beschaffung. Langfristig könnten sie sich als fester Bestandteil moderner Vergabepraxis etablieren.
Welche Entwicklungen wünschen Sie sich generell für die digitale Unterstützung öffentlicher Beschaffung?
LW: Für die öffentliche Beschaffung wünsche ich mir eine konsequentere Digitalisierung und eine stärkere Nutzung der bereits vorhandenen technischen Möglichkeiten. Viele digitale Instrumente und Lösungen stehen heute schon zur Verfügung, werden jedoch noch nicht flächendeckend eingesetzt. Ziel sollte es sein, Prozesse stärker zu automatisieren, Medienbrüche zu vermeiden und den Austausch von Daten zwischen Unternehmen und Vergabestellen zu vereinfachen. Dadurch könnten Vergabeverfahren effizienter gestaltet, personelle Ressourcen entlastet und die öffentliche Beschaffung insgesamt moderner und leistungsfähiger aufgestellt werden.
Info
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Das Interview mit Lars Wiedemann ist im KOINNOmagazin 02/2026 erschienen.