Wie kann Künstliche Intelligenz dazu beitragen, Verwaltungsprozesse zu beschleunigen und Beschäftigte im Arbeitsalltag zu unterstützen? Antworten darauf liefert der aktuelle Ergebnisbericht des Agentic AI Hub, der die erste Pilotierungsphase von KI-Anwendungen in deutschen Kommunen dokumentiert. Insgesamt wurden neun KI-Lösungen in 20 Pilotprojekten mit 19 Kommunen erprobt.
Die Ergebnisse zeigen, dass KI-Anwendungen insbesondere bei der Bearbeitung von Anträgen, der Dokumentenverarbeitung, der Prozessmodellierung sowie bei verwaltungsinternen Arbeitsabläufen erhebliche Effizienzgewinne ermöglichen können. Gleichzeitig macht der Bericht deutlich, dass technische Schnittstellen, Datenschutzanforderungen und Beschaffungsprozesse weiterhin wichtige Herausforderungen für eine breitere Nutzung darstellen.
Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick
- KI-Anwendungen konnten in mehreren Pilotprojekten Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten deutlich reduzieren. So sank beispielsweise die Bearbeitungsdauer von DSGVO-Auskunftsanfragen in einem Pilotprojekt um mehr als 90 Prozent.
- Die Akzeptanz bei Verwaltungsmitarbeitenden erwies sich als hoch, wenn KI als unterstützendes Werkzeug zur Entlastung im Arbeitsalltag eingesetzt wird.
- Der Bericht identifiziert einen besonders hohen Bedarf bei der verwaltungsinternen Unterstützung, etwa in den Bereichen Recherche, Dokumentation, Postbearbeitung und Prozessmanagement.
- Komplexe Fachverfahren und fehlende Schnittstellen zwischen bestehenden IT-Systemen erschweren derzeit noch die Integration neuer KI-Lösungen.
- Unterschiedliche Datenschutzanforderungen und Prüfverfahren führen zu Mehraufwand und erschweren die Skalierung erfolgreicher Lösungen.
- Im Bericht werden standardisierte Beschaffungswege, einheitlichere Datenschutzverfahren sowie der Ausbau souveräner digitaler Infrastrukturen als wichtige Voraussetzungen für eine Skalierung erfolgreicher KI-Lösungen beschrieben.
Mensch bleibt in der Verantwortung
Ein zentrales Ergebnis des Berichts ist, dass die getesteten Anwendungen keine autonomen Verwaltungsentscheidungen getroffen haben. In allen Pilotprojekten verblieben die fachliche Prüfung und die Letztentscheidung bei den zuständigen Mitarbeitenden. Der sogenannte „Human-in-the-Loop“-Ansatz wird dabei als wichtiger Bestandteil eines verantwortungsvollen KI-Einsatzes beschrieben.
Blick nach vorn
Auf Grundlage der Pilotierung sind weitere Pilotierungsrunden vorgesehen. Darüber hinaus beschreibt der Bericht verschiedene Maßnahmen zur Skalierung erfolgreicher KI-Lösungen, darunter standardisierte Beschaffungsverfahren, die stärkere Einbindung kommunaler IT-Dienstleister sowie den Ausbau digitaler Infrastrukturen. Ziel der angekündigten Skalierungsmaßnahmen ist es, erfolgreich pilotierte KI-Lösungen künftig breiter in Kommunen und öffentliche Einrichtungen zu tragen.
Quelle: BMDS