Innovative Produkte und Dienstleistungen haben in der öffentlichen Beschaffung oft ein Akzeptanzproblem: Sie erscheinen bei der Anschaffung teurer als etablierte Lösungen. Eine reine Betrachtung des Anschaffungspreises greift jedoch zu kurz. Erst die Einbeziehung der Lebenszykluskosten (LZK) zeigt, wie wirtschaftlich eine Lösung über ihre gesamte Nutzungsdauer tatsächlich ist – von Betrieb und Wartung bis hin zu Entsorgungskosten.
Obwohl Lebenszykluskosten ein zentrales Instrument für wirtschaftliche und nachhaltige Vergaben sind, werden sie bislang nur selten eingesetzt. Eine Umfrage der Universität der Bundeswehr München im Auftrag des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO) zeigt: Mehr als die Hälfte der öffentlichen Vergabestellen nutzt LZK nur selten oder gar nicht. Häufige Gründe sind Unsicherheiten bei der Berechnung, fehlende praktische Anleitungen oder Zweifel an der rechtlichen Zulässigkeit. Dabei ist der Einsatz von Lebenszykluskosten als Zuschlagskriterium ausdrücklich nach § 59 VgV erlaubt.
Warum sich der Blick auf die gesamten Kosten lohnt, erläutert Ulrike Pagels, Projektmanagerin beim Kompetenzzentrum innovative Beschaffung:
„Innovative Lösungen wirken bei der Anschaffung auf den ersten Blick oft teurer als etablierte Produkte. Eine Lebenszykluskostenbetrachtung zeigt jedoch, wie wirtschaftlich unterschiedliche Optionen über die gesamte Nutzungsdauer hinweg tatsächlich sind und ermöglicht fundierte Entscheidungen.“
Um Vergabestellen den Einstieg in die Methode zu erleichtern, hat KOINNO ein neues, kostenfreies Informationsangebot entwickelt. Das Online-Tool bündelt die wichtigsten Grundlagen zur Lebenszykluskostenbetrachtung kompakt und praxisnah auf einer Seite. Nutzerinnen und Nutzer erfahren unter anderem, was Lebenszykluskosten sind, warum sich ihr Einsatz lohnt, wie sie als Zuschlagskriterium eingesetzt werden können und welche Kostenbestandteile bei der Berechnung zu berücksichtigen sind. Ergänzt wird das Angebot durch Praxisbeispiele, weiterführende Hinweise und vertiefende Materialien.
Das neue Informationsangebot richtet sich an alle, die Vergabeverfahren planen, durchführen oder strategisch begleiten – von kommunalen Verwaltungen über Landes- und Bundesbehörden bis hin zu Organisationen, die innovative Lösungen anbieten. Ziel ist es, mehr Sicherheit im Umgang mit Lebenszykluskosten zu schaffen und deren Anwendung im Vergabealltag zu erleichtern.
KOINNO freut sich zudem über Rückmeldungen aus der Praxis. Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit Lebenszykluskosten gemacht? Welche Unterstützung würde Ihnen die Anwendung erleichtern? Schreiben Sie gerne an info(at)koinno.de